Amministrare una Pro Loco non è un compito facile, in questo complesso mondo di leggi, direttive, procedure fiscali e burocratiche.

Nelle sezioni di seguito è possibile trovare moduli, statuti e regolamenti, normative, vademecum, esperienze e tutto ciò che può essere utile per gestire una Associazione Pro Loco.

Organi e Statuto

Gli organi che reggono la vita di una Pro Loco sono 4. L’assemblea dei soci, il Consiglio di Amministrazione, il Collegio dei Revisori dei conti e il Collegio dei Probiviri. Le descrizioni riportate di seguito devono tuttavia essere sempre verificate rispetto allo statuto della propria associazione, che può introdurre variazioni significative.

 

L’Assemblea dei soci

L’Assemblea dei soci è l’organo sovrano di una Pro Loco. È costituita da tutti i soci dell’associazione e si riunisce almeno una volta l’anno. Vota il bilancio consuntivo dell’associazione, elegge tutti gli altri organi ed affida al Consiglio di Amministrazione il mandato per la realizzazione degli scopi associativi. È l’unico organo che può modificare lo statuto e decidere dell’eventuale scioglimento dell’associazione.

 

Il Consiglio di Amministrazione

Il Consiglio di Amministrazione è l’organo esecutivo di una Pro Loco. Pone in essere le azioni che realizzano gli scopi e gli obiettivi dell’associazione. È costituito da soci eletti all’interno dell’assemblea per un numero che viene determinato dallo statuto. Deve nominare al suo interno un Presidente che sarà il legale rappresentante dell’associazione, e un Vice Presidente. Delibera a maggioranza dei presenti.

 

Organo di Controllo

E’ un organo obbligatori solo per quelle Associazioni che superano degli specifici parametri.

 

Il Collegio dei Probiviri

Il Collegio dei Probiviri, se istituito, ha il compito di controllare il rispetto delle norme stabilite dallo statuto e di tentare la conciliazione di eventuali controversie che dovessero insorgere tra i soci e tra i soci e associazione. È costituito da 3 soci eletti dall’assemblea ed elegge al suo interno un Presidente. Può affidare le risoluzioni di controversie al Collegio dei Probiviri del Comitato Regionale dell’Unpli.

Uno STATUTO tipo Pro Loco può essere richiesto alla Segreteria Regionale UNPLI scrivendo a segreteria@unpliveneto.it

Libri sociali

Esiste un libro verbale per ogni organo dell’associazione. Le Pro Loco istituiscono appositi libri per mettere in forma scritta la storia dell’associazione. I libri sociali permettono inoltre di conferire trasparenza e legalità alle decisioni prese dai vari organi.

I libri sono così suddivisi:

  • Elenco soci
    E’ il ‘libro’ dei soci facenti parte dell’associazione, che nel loro complesso costituiscono l’assemblea. Vi si annota anche il rinnovo del tesseramento annuale ed è il libro a cui fare riferimento per stabilire la validità delle adunanze dell’assemblea.
  • Il libro verbale dell’Assemblea dei soci
    E’ il libro in cui vengono riportati i verbali delle assemblee dei soci, ordinarie o straordinarie, in ordine cronologico. Costituisce la storia ufficiale dell’associazione e reca memoria dell’approvazione dei bilanci e dell’elezione delle cariche.
  • Il libro verbale del Consiglio di Amministrazione
    È il libro in cui vengono riportate le decisioni prese dal Consiglio di amministrazione. Viene anch’esso redatto in ordine cronologico su pagine numerate. È la memoria dell’operatività delle associazioni e riporta le decisioni prese dal Comitato, sia nel suo complesso che come insieme di singoli individui.

Registro volontari e obblighi assicurativi

Il decreto sull’assicurazione dei volontari
Il decreto ministeriale 6 ottobre 2021, pubblicato il 30 novembre 2021, disciplina gli obblighi assicurativi nei confronti dei volontari degli enti del Terzo settore (Ets) secondo quanto previsto dal codice del Terzo settore (art. 18 c. 2).
Si tratta di un decreto attuativo di fondamentale importanza, che va a fare chiarezza sia sulle modalità di tenuta del registro dei volontari che sulle specifiche forme con le quali le polizze assicurative possono essere stipulate, abrogando definitivamente il precedente riferimento rappresentato dal decreto del Ministro dell’Industria, del commercio e dell’artigianato del 14 febbraio 1992.

Gli obblighi assicurativi nei confronti dei volontari degli enti del Terzo settore

È bene ricordare come il codice del Terzo settore (art. 18, c.1) abbia previsto l’obbligo per gli Ets che si avvalgono di volontari di assicurarli:

• contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato;
• per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività stessa.

L’obbligo assicurativo è oggi esteso a tutti gli Ets che si avvalgano dell’azione di volontari, i quali devono essere inseriti in un apposito registro (art. 17, c. 1).
Altro fondamentale elemento di differenziazione rispetto al passato, è che ad oggi non vi è più alcun dubbio che una persona possa svolgere attività di volontariato per un Ets senza essere necessariamente associata allo stesso.
Da ciò discende che ogni ente del Terzo settore che si avvalga di volontari deve tenere il registro dei volontari (nel quale sono iscritti i soggetti che svolgono attività di volontariato per l’ente, che possono essere anche associati dello stesso ma possono anche non esserlo) in modo distinto dal libro degli associati (nel quale sono contenuti i soci dell’ente, che possono essere al contempo volontari dello stesso, ma possono anche non esserlo).

Il codice del Terzo settore specifica che nel registro devono essere iscritti i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale, ponendo quindi una distinzione tra i volontari che svolgono la loro attività per l’ente in modo stabile (non occasionale) e quelli che la svolgono in modo occasionale.
Né il codice né il decreto ministeriale 6 ottobre 2021 definiscono cosa si intenda per “occasionale”, a parte precisare che possono essere tali quelli impiegati in eventi o manifestazioni in generale: è quindi lasciato ai singoli enti il compito di definire tale nozione i quali, per distinguere i volontari non occasionali (e quindi iscritti al registro) da quelli occasionali, potrebbero assumere come criteri quelli dell’assiduità e della continuatività del proprio impegno.

Le disposizioni del codice concernenti il volontariato non si applicano agli operatori volontari del servizio civile universale.

Quello che invece il codice e il nuovo decreto specificano in modo chiaro e netto è che gli obblighi assicurativi valgono sia per i volontari “non occasionali” che per quelli “occasionali”.

Le modalità di tenuta del registro dei volontari

Gli enti del Terzo settore devono quindi predisporre un registro dei volontari, nel quale inserire anzitutto i volontari “non occasionali”.
Il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un altro pubblico ufficiale a ciò abilitato (dovrebbero poterlo fare anche i singoli uffici del Runts), che deve dichiarare nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.
Nel registro devono essere indicati, per ciascun volontario:

1. il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
2. la residenza o, in alternativa, il domicilio laddove non coincidente;
3. la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che devono corrispondere alla data di iscrizione e cancellazione della persona nel registro.

Rispetto al precedente decreto del 1992, non vi è più l’obbligo di “barrare” e “firmare” il registro da parte del soggetto preposto alla sua tenuta ogni volta che esso venga modificato; rimane comunque sempre l’obbligo di aggiornare il registro nel momento in cui si verifichi una qualche variazione rispetto ai soggetti che svolgono attività di volontariato per l’ente, il quale dovrà poi comunicare in modo tempestivo i dati del registro all’impresa assicuratrice, secondo le modalità e i tempi concordati con quest’ultima.

Per quanto riguarda gli eventuali volontari “occasionali”, l’ente dovrà comunque provvedere a raccogliere i dati di ognuno, a conservarli e a metterli a disposizione dell’impresa assicuratrice.
Il decreto prevede comunque la possibilità di inserire nel registro anche i volontari “occasionali”, in una sezione apposita e separata rispetto a quelli “non occasionali”: in tal caso i dati da indicare sono gli stessi di quelli previsti per i volontari “non occasionali” ed elencati in precedenza.
Altra importante novità è la possibilità di tenere il registro anche in forma elettronica e/o telematica, a condizione che i sistemi utilizzati assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, richiamando nello specifico anche le modalità previste dall’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile.

Sempre in relazione ai registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici appena menzionati, il decreto prevede che essi possano essere messi a disposizione anche da parte delle reti associative del Terzo settore nei confronti degli Ets ad esse aderenti: in tal caso, la rete associativa può accedere ai dati contenuti nel registro, il cui inserimento o modifica rimane però di esclusiva competenza del singolo aderente in quanto unico titolare dell’obbligo di tenuta del registro. Qualora l’ente dovesse cessare il rapporto di appartenenza alla rete associativa, conserverà comunque copia digitale delle iscrizioni inserite per il relativo periodo di appartenenza.

A tal fine la rete associativa UNPLI APS ha predisposto tramite la piattaforma MyUnpli un modello di registro dei volontari con sistema elettronico e/o telematico, nel rispetto di quanto previsto dal D.M del 6 ottobre 2021, da mettere a disposizione delle Pro Loco aderenti.

(Per un approfondimento sul tema clicca qui: https://www.unpliveneto.it/2023/01/26/registro-soci-e-volontari-webinar-formativi/ 

 

Le polizze assicurative

Il decreto ministeriale 6 ottobre 2021 prevede che le polizze assicurative stipulate dagli enti del Terzo settore, anche per il tramite delle reti associative cui essi aderiscono, possano essere “collettive” o “numeriche”, e devono essere predisposte dalle imprese assicuratrici in modo da garantire la massima trasparenza delle condizioni e l’assenza di discriminazioni nell’accesso dei volontari alla tutela assicurativa.

Le polizze appena menzionate, in forza di un unico vincolo contrattuale, determinano una molteplicità di rapporti assicurativi nei confronti di una pluralità di soggetti e, nello specifico, dei volontari “non occasionali” iscritti al registro (sia in fase di stipulazione della polizza che in fase di successivo aggiornamento) e di quelli “occasionali” sulla base della documentazione relativa ad essi.

È precisato infine che per i volontari “non occasionali” le garanzie assicurative decorrono dalle ore 24 del giorno di iscrizione al registro; se essi cessano di prestare la loro attività volontaria (e vengono quindi cancellati dal registro), le garanzie perdono efficacia a partire dalle ore 24 del giorno della cancellazione. Per quanto riguarda invece i volontari “occasionali”, l’efficacia delle polizze cessa alle ore 24 dell’ultimo giorno di servizio, il quale deve essere espressamente indicato nella polizza.

Il controllo e la conservazione della documentazione

I controlli sulle coperture assicurative stipulate dagli Ets spettano all’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni (Ivass), che lo esercita nello specifico nei confronti delle imprese di assicurazione.
Sono invece di competenza degli uffici del Runts, così come degli altri soggetti autorizzati, i controlli sulla documentazione riguardante l’assicurazione dei volontari “non occasionali” e “occasionali”, la quale deve essere conservata dai singoli enti per almeno dieci anni.

Bilancio

Nello statuto è previsto l’obbligo di redigere e approvare annualmente un rendiconto economico e finanziario relativo all’attività complessiva dell’associazione Pro Loco.
La tenuta della contabilità non serve solo ai fini fiscali, è infatti una forma di trasparenza nei confronti dei soci e serve a dimostrare che l’associazione non opera con scopo di lucro.

Regime contabile e adempimenti fiscali

Regimi fiscali delle Pro Loco

Attenzione: la disciplina fiscale delle Pro Loco è stata profondamente modificata a seguito dell’entrata in vigore delle disposizioni fiscali del Codice del Terzo Settore. Per una trattazione completa e aggiornata si invita a consultare il Vademecum Fiscalità 2026, disponibile su MyUnpli – Area Contabilità.

Dal 1° gennaio 2026, con l’entrata in vigore delle disposizioni fiscali del Codice del Terzo Settore, il regime agevolato di cui alla Legge 398/1991 non è più applicabile alle Pro Loco.

Le Pro Loco iscritte al RUNTS nella sezione delle Associazioni di Promozione Sociale (APS) possono scegliere, qualora ne ricorrano i requisiti, tra il regime forfetario previsto dall’art. 86 del D.Lgs. 117/2017 e il regime ordinario.

Regime forfetario (art. 86 CTS)

Il regime forfetario è riservato alle APS con ricavi commerciali non superiori a 85.000 euro annui.

Il reddito imponibile viene determinato applicando ai ricavi commerciali un coefficiente di redditività del 3%, sul quale è successivamente calcolata l’IRES dovuta.

Ai fini IVA, le Pro Loco APS che applicano il regime forfetario non addebitano l’imposta nelle fatture emesse e non esercitano il diritto alla detrazione dell’IVA sugli acquisti.

Nelle fatture elettroniche emesse in regime forfetario deve essere utilizzato il codice natura IVA N2.2 (“operazioni non soggette – altri casi”), riportando il riferimento normativo: “Operazione non soggetta ad IVA ai sensi dell’art. 86 comma 7 del D Lgs 117/2017”.

Il regime prevede inoltre significative semplificazioni degli adempimenti contabili e IVA.

Regime ordinario

Nel regime ordinario il reddito imponibile è determinato in maniera analitica, sulla base della differenza tra componenti positivi e negativi di reddito.

Restano applicabili gli ordinari obblighi contabili, fiscali e dichiarativi previsti dalla normativa vigente, compresi gli adempimenti IVA ove dovuti.

Valutazione del regime applicabile

La scelta del regime fiscale deve essere effettuata tenendo conto della qualifica dell’ente, delle attività svolte e dell’ammontare dei ricavi commerciali. Si consiglia pertanto di valutare attentamente la soluzione più idonea con il supporto del proprio consulente fiscale.

Fatturazione elettronica e comunicazioni fiscali

Le Pro Loco titolari di partita IVA sono tenute ad adempiere agli obblighi fiscali previsti dalla normativa vigente in materia di fatturazione, registrazione e conservazione dei documenti fiscali, secondo il regime contabile adottato.

Gli adempimenti possono variare in funzione del regime fiscale applicato e delle specifiche attività svolte dall’associazione; pertanto è opportuno verificare periodicamente gli obblighi in vigore e le relative scadenze.

Pubblicazione online dei contributi pubblici ricevuti

La Legge 4/8/2017 N. 124 – art. 1, commi 125/129 prevede ai fini della trasparenza e pubblicità la pubblicazione delle informazioni relative a sovvenzioni, contributi, incarichi retribuiti e comunque a vantaggi economici di qualunque genere ricevuti nel periodo considerato superiori a €. 10.000,00.

La Pubblicazione dovrà avvenire entro il 30 giugno di ogni anno, sul sito dell’Ente non Commerciale; in mancanza di questo, su Facebook o altri social oppure tramite il sito dell’Associazione di categoria (Provinciale, Regionale o Nazionale), soddisfando in tal modo quanto richiesto dalla Legge.

Oggetto della pubblicazione dovranno essere:

  • le sovvenzioni, contributi, corrispettivi a fronte di convenzioni;
  • il valore del comodato d’uso gratuito di immobili di proprietà pubblica (regione, comune,provincia, consorzi pubblici, unioni di comuni ecc.);
  • il valore delle utenze (energia, gas, acqua) nel caso sugli immobili in uso i contatori siano intestati all’Ente e non venga richiesto il rimborso;
  • il valore relativo all’occupazione del suolo pubblico per manifestazioni, concesso gratuitamente dall’Ente Pubblico.

Dovranno essere indicati tutti gli importi incassati nel 2019 – anche se di competenza di anni precedenti – applicando il criterio di cassa.

La Pubblicazione dovrà contenere:
1. Denominazione e codice fiscale dell’Ente non Commerciale.
2. Denominazione dell’Ente erogante (Comune, Provincia, Regione ecc.)
3. Somma incassata – specificatamente per ogni singolo rapporto giuridico
4. Data di incasso
5. Causale

Invio comunicazione delle erogazioni liberali ricevute – D.M. del 3/2/2021

Gli enti del Terzo Settore (Onlus, Associazioni di promozione sociale, Organizzazioni di volontariato, Fondazioni e Associazioni riconosciute), che ricevono erogazioni liberali in denaro da persone fisiche (La disposizione di applica solo qualora, dal pagamento, risulti il codice fiscale del soggetto erogante, e quindi le persone fisiche siano identificabili), devono effettuare una comunicazione in via telematica all’Agenzia delle Entrate entro il 16 marzo dell’anno successivo a quello di ricevimento delle stesse, indicando i dati identificativi dei soggetti eroganti. Ciò al fine della elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata da parte dell’Agenzia delle Entrate. La comunicazione in oggetto è obbligatoria, a partire dai dati relativi all’anno d’imposta 2022, solo per gli Enti dal cui bilancio di esercizio, approvato nell’anno d’imposta cui si riferiscono i dati da trasmettere, risultano ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate superiori a 220.000 euro. Per tutti gli altri Enti la comunicazione è facoltativa. Nelle comunicazioni vanno indicati esclusivamente i dati relativi alle erogazioni liberali effettuate tramite banca o ufficio postale ovvero mediante gli altri sistemi di pagamento tracciabili. La sanzione per la mancata trasmissione è di euro 100 per ogni comunicazione.
La trasmissione telematica della comunicazione può essere effettuata direttamente dall’Ente tramite i canali telematici Fisconline od Entratel, oppure affidata ad un intermediario.

Split Payment

Lo split payment (scissione dei pagamenti) è un particolare meccanismo di versamento dell’IVA applicabile, nei casi previsti dalla normativa vigente, alle operazioni effettuate nei confronti di determinati enti della Pubblica Amministrazione.

La disciplina interessa esclusivamente le operazioni soggette ad IVA e pertanto assume rilievo principalmente per gli enti che operano in regime IVA ordinario.

Per la corretta applicazione della normativa si raccomanda di fare riferimento al proprio consulente fiscale.

Reverse Charge (inversione contabile)

Il reverse charge, o inversione contabile, è un particolare meccanismo di applicazione dell’IVA previsto dalla normativa per specifiche operazioni.

In tali casi il fornitore emette fattura senza addebito dell’IVA e il soggetto che riceve la fattura è tenuto ad assolvere l’imposta secondo le modalità previste dalla disciplina vigente. Le fattispecie più frequentemente interessate riguardano alcune prestazioni nel settore edilizio e impiantistico, nei casi previsti dalla normativa IVA.

Anche gli enti non commerciali possono essere interessati dall’applicazione del reverse charge in relazione a determinate operazioni rilevanti ai fini IVA.

La corretta gestione degli adempimenti varia in funzione del regime fiscale adottato e della tipologia di operazione effettuata.

Privacy e Tutela dati personali

LA TUTELA DEI DATI PERSONALI NELLE ASSOCIAZIONI PRO LOCO VENETE
in base al Regolamento 679/2016/UE “GDPR” e al D.Lgs. n. 193/2006

Dal 25 maggio 2018 è in vigore il Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali 2016/679, in breve “GDPR”.

Il GDPR si applica anche alle Associazioni Pro Loco, che sono chiamate ad adeguare il loro sistema privacy e le misure di protezione dei dati.

Per aiutare al meglio le Pro Loco, UNPLI Veneto ha svolto 7 seminari di formazione nelle province venete nei mesi di novembre e dicembre 2019.

All’esito della formazione, vengono ora pubblicati in questa sezione del sito:

  • il MANUALE “La tutela dei dati personali nelle Associazioni Pro Loco Venete”, redatto dall’Avv. Davide Cester di Padova, che affronta tutte le principali questioni in tema di privacy con un linguaggio semplice e chiaro
  • i MODELLI DI DOCUMENTI in formato word, da adattare in base alla situazione della propria Associazione Pro Loco e alle spiegazioni del manuale
  • la CIRCOLARE UNPLI VENETO sugli adempimenti prioritari per le Pro Loco

 

DOCUMENTI

LA TUTELA DEI DATI PERSONALI NELLE ASSOCIAZIONI PRO LOCO VENETE

Circolare UNPLI Veneto

MODELLI

Scarica qui il file zip con tutti i modelli editabili OPPURE singolarmente cliccando dall’elenco sottostante:

 

ATTENZIONE: le spiegazioni e il materiale sono stati scritti con riferimento ad una “PRO LOCO TIPO”, in relazione alle attività usuali di una Pro Loco e ai dati che una Pro Loco tratta abitualmente. Qualora quindi una associazione Pro Loco svolga attività non comuni o utilizzi dati particolari (es. dati sensibili o sanitari o giudiziari) o voglia trattare i dati con modalità o scopi diversi da quelli descritti o dalle strette finalità istituzionali, dovrà approfondire la sua specifica situazione.

L’ABC del Dirigente

Con l’intento di aiutare tutte le Pro Loco nelle questioni tecniche e burocratiche, l’Unpli Nazionale ha realizzato il Manuale “ABC del Dirigente”, che contiene tutte le informazioni necessarie affinchè la Pro Loco e i suoi Volontari possano essere operativi, evitando problemi e situazioni spiacevoli.

Il manuale è scaricabile cliccando qui

Tesseramento

Per tutti i dettagli relativi alla Quota Associativa Pro Loco UNPLI, Tessere del Socio e Convenzioni si rimanda al canale “Tesseramento”. Clicca qui.